Gestão de Compliance, o passo a passo para alinhar sua empresa

23

Jun

Um sistema efetivo de compliance proporciona vários benefícios às organizações. Proteção à reputação da empresa, fortalecimento da cultura e vantagens competitivas para alavancar os negócios são alguns. No entanto, sabemos que é preciso uma gestão de compliance comprometida para que o sistema seja realmente efetivo e que garanta os resultados esperados. 

Mas e como seria a gestão de compliance ideal? Como tornar realidade um sistema efetivo? Nós, da plataforma AIntegridade, temos algumas dicas fundamentais para esse processo de gestão. 

Nossa plataforma, inclusive, dá toda essa assistência e acompanhamento necessários. Saiba mais.

Gestão de Compliance em oito passos essenciais

Há alguns passos que servem como norteadores para empresas que implementam um sistema de compliance e que precisam gerir os processos para garantir o sucesso do sistema. Veja a seguir.

1. Suporte da Alta Direção

A Alta Direção é quem mostra o caminho a ser seguido. Para isso, deve estar preparada — em competências e conhecimento técnico — e ter em mente que deve inserir na cultura da empresa a cultura de compliance. 

Isso é um desafio à gestão de compliance, pois, de forma geral, colaboradores são um pouco resistentes a mudanças. Cabe à AD deixar claro que o compliance deve ser inserido no dia a dia. 

2. Ter uma liderança de compliance

Para engajar e garantir que os controles internos serão realmente cumpridos, além de promover a cultura de ética e boas práticas administrativas, é preciso que seja criada uma função de compliance na organização.

Essa função será a responsável por:

  • definir as políticas e normas internas;
  • verificar o atendimento à legislação e regulamentação;
  • zelar pelo cumprimento das normas estabelecidas; 
  • coordenar e gerir o sistema de compliance.

Ao mesmo tempo, essa liderança deve ter os recursos necessários para o desempenho de sua função, além de ser reconhecida como autoridade que possa fazer cumprir as diretrizes estabelecidas. 

3. Criação do Código de Ética e Conduta

Um dos principais pilares do compliance, o Código de Ética e Conduta, é que contém as normas internas e que serão criadas para guiar sobre o comportamento que se espera das partes da organização. Por isso, o Código deve conter a cultura e os valores da empresa embasados em seus princípios. Dessa forma, é a partir dele que  gestão de compliance atuará, tanto para efetivar a implementação do sistema quanto para fazer seu gerenciamento, controle e monitoramento.

Exemplos de orientações que deve conter um Código de Ética e Conduta:

  • orientações sobre como lidar com situações de conflito de interesses;
  • outros procedimentos e políticas:
    • Anticorrupção;
    • de Pagamentos;
    • de Compras;
    • de Consequências;
    • de Due Diligence; dentre outras.

É importante salientar que esse é um documento “vivo”, ou seja, as normas devem ser contempladas periodicamente, de forma a acompanhar as mudanças na empresa e no ambiente em que está inserida. 

4. Gerenciar os riscos de compliance

É preciso conhecer e gerenciar riscos como questões trabalhistas, sanitários, de crimes financeiros, de meio ambiente, de concorrência, de contratações com o poder público e outros. Assim, alguns processos críticos devem ter o foco: licitações, negociações com órgãos públicos, pagamentos, obtenção de alvarás e licenças, patrocínios e doações e qualquer outro que envolva o risco de corrupção.

5. Treinamentos e comunicação

A efetividade do sistema de compliance depende bastante dos colaboradores. Dessa forma, é essencial que a comunicação interna funcione. Eles devem saber do que se trata, por que eles são parte importante e qual seu papel no processo.

Além disso, é necessário que eles recebam treinamentos. Na plataforma AIntegridade tudo isso é possível, pois o software contempla espaços para comunicação e um ambiente e-learning, para a realização de cursos e treinamentos. 

Importante salientar que o treinamento também deve ser direcionado ao público externo como fornecedores, parceiros e outros stakeholders. 

6. Ter controles internos

Os controles internos são os recursos que mapearão se as normas estão mesmo sendo cumpridas e mitigarão riscos identificados, por exemplo.

O monitoramento do cumprimento das regras é um dos pontos altos da gestão de compliance. Do mesmo modo, podem ser também realizadas auditorias para identificar se há sinais de violação às regras.

Ressaltamos a importância do aprimoramento contínuo desses meios, de forma que se tornem cada vez mais eficientes para os controles internos. 

7. Compliance individual e Due Diligence

Profissionais, por mais capacitados e comprometidos que sejam, podem ser potenciais riscos à organização. Por isso o compliance individual é o método indicado para apurar informações relevantes em processos de recrutamento e seleção ou promoção, por exemplo. Por que é importante? Para se precaver e evitar que a empresa seja legalmente responsabilizada por atos ilegais cometidos por terceiro em seu benefício.

O Due Diligence de terceiros é também um meio essencial na gestão de compliance. Isso porque essa ferramenta ajuda a conhecer os terceiros e a mapear o que relacionado a ele pode trazer riscos à empresa. Veja um exemplo prático: comprar insumos de fornecedor que utiliza trabalho escravo ou mão de obra infantil. É como se fosse um processo de qualificação de parceiros, fornecedores, representantes, prestadores de serviços etc. 

8. Tratamento das denúncias

Uma plataforma de compliance como a AIntegridade dispõe de ferramentas para a captação de denúncias, investigação, apurações de infrações, tratamento e aplicação das medidas disciplinares necessárias. 

Ter um canal de denúncias que garanta o anonimato e a confidencialidade é fundamental para que se identifique se as leis, normas e regulamentações estão sendo descumpridas. 

Além disso, a organização deve estar bem preparada para tratar e investigar as denúncias, a fim de encontrar evidências que confirmem ou descartem o que foi denunciado. Do mesmo modo, também estar preparada para gerenciar situações de crise e garantir que os problemas sejam resolvidos em tempo hábil, tornando a gestão de compliance uma ferramenta eficiente. 

Conheça a AIntegridade

Se a sua empresa ainda não tem um sistema de compliance, está na hora de você avaliar seriamente isso. 

Nossa plataforma pode ajudar com:

  • a proteção e gestão de crises do seu negócio;
  • o gerenciamento de políticas e procedimentos; 
  • treinamentos de integração e aperfeiçoamento;
  • canal de denúncias ou incidentes;
  • gestão de relacionamento com terceiros ou autoridades; dentre outros.

Para mais informações sobre nossos serviços e planos, entre em contato conosco que um de nossos consultores o ajudará.

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